С 1 сентября 2024 года заканчивается период для перехода на машиночитаемую доверенность (МЧД). Что это значит?
МЧД (машиночитаемая доверенность) — это электронный вариант бумажной доверенности, который подписан квалифицированной электронной подписью руководителя организации или ИП.
С 1 сентября 2023 года аккредитованные удостоверяющие центры больше не выдают так называемые сертификаты сотрудников, то есть квалифицированные сертификаты электронной подписи, в которых указан ИНН организации или ИП, от имени которого действует физическое лицо по доверенности (представитель). Выданные ранее сертификаты действуют до конца августа 2024 года.
Соответственно, с 1 сентября 2024 года физические лица, действующие по доверенности от организации или индивидуального предпринимателя, должны использовать квалифицированные сертификаты для физических лиц в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД) в едином формате.
Это означает, что физлицу, который будет подписывать документы организации, нужно иметь персональную квалифицированную подпись (без привязки к самой организации), а компании нужно оформить на своего представителя МЧД.
ИП и руководители организаций продолжат работать без МЧД. Чтобы заверить документы, достаточно их квалифицированной электронной подписи (КЭП). Машиночитаемая доверенность нужна другим сотрудникам, которые допущены к электронному документообороту компании: бухгалтеру, начальнику отдела кадров, юристу, руководителю склада и т.д.
Как оформить МЧД для работы.
1. Представитель (сотрудник или другое физлицо) получает на себя личную электронную подпись физлица. Реквизиты доверителя в сертификате ЭП не указывают.
2. Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:
- для сдачи отчетности - в той бухгалтерской программе, через которую отчитывается. Также ФНС и СФР предлагают сервисы, с помощью которых можно подготовить МЧД.
- для подписания первички, счетов-фактур — в системе ЭДО, где обменивается с контрагентами электронными документами. Это могут быть электронные счета-фактуры, товарные и транспортные накладные (ЭТрН), акты. Условие: оператор контрагента готов обмениваться МЧД.
- для иных целей - через специализированные онлайн-сервисы, которые предлагают услуги по регистрации и управлению электронными доверенностями.
Можно ли отозвать МЧД?
Да, можно.
Если у сотрудника изменились полномочия, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.
Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.
Передоверие МЧД.
Руководитель может оформить на сотрудника МЧД, которая позволит ему выдавать машиночитаемые доверенности другим лицам. При этом действуют правила:
- самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст. 187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
-в других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, необходимо заверить у нотариуса. Например, к нему должен обратиться бухгалтер, который делегирует выпуск доверенностей другому сотруднику.
Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.
Перестанет ли действовать МЧД, если у сотрудника истекла квалифицированная подпись физлица?
Нет, не перестанет.
МЧД не имеет привязки к квалифицированной подписи сотрудника. Кроме того, можно оформить МЧД на сотрудника, у которого нет ЭП. Но подписывать документы МЧД сотрудник сможет только после получения ЭП физлица.
МЧД не имеет привязки к квалифицированной подписи сотрудника. Кроме того, можно оформить МЧД на сотрудника, у которого нет ЭП. Но подписывать документы МЧД сотрудник сможет только после получения ЭП физлица.
Сколько МЧД может быть оформлено на одного сотрудника?
Сколько угодно. Ограничений пока нет. При этом физлицо может не являться сотрудником организации, которая оформила на него МЧД.