По закону о бухучете принять к учету первичный документ в электронном виде можно с любой электронной подписью – он приравнивается к бумажному. Но есть еще закон об электронной подписи, где прописаны требования к разным ЭП. Так, электронный первичный документ, подписанный КЭП, приравнивается к бумажному только при выполнении условия, о котором сообщила ФНС в письме от 3 апреля 2023 г. № ЕА-4-26/3976@.
Подпись электронных документов
ФСБУ 27/2021 определяет требования к документам бухучета. В стандарте закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде. Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (части 5, 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Поскольку Закон № 402-ФЗ не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета, принять к учету первичный документ в электронном виде можно с любой электронной подписью. Какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота (Письмо Минфина от 22 февраля 2019 г. № 07-01-09/11672).
Электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены только по форматам, установленным ФНС РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Какие виды ЭП предусмотрены законом
При формировании электронных первичных документов организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронные подписи бывают двух видов – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам с собственноручной подписью, если это установлено законом (иными нормативными актами) или соглашением сторон (ст. 5, 6 Закона № 63-ФЗ).
Электронные документы, подписанные КЭП
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Однако в письме ФНС от 3 апреля 2023 г. № ЕА-4-26/3976@ найдем важное уточнение. В соответствии со статьей 11 Закона № 63-ФЗ КЭП признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении условий, предусмотренных пунктами данной статьи: квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата; квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен; имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. В соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 14 Закона № 63-ФЗ квалифицированный сертификат электронной подписи содержит даты начала и окончания срока действия такого сертификата, которые участвуют в проверке действительности квалифицированной электронной подписи. Когда КЭП содержит метку доверенного времени, проверка ее действительности осуществляется на дату подписания электронного документа, иначе на дату такой проверки.
Таким образом, отсутствие подтверждения действительности КЭП у электронного документа не позволяет признавать его электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.